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研发技术文件控制办法

时间:2024-02-17 10:35:18
研发技术文件控制办法[此文共2347字]

研发技术文件控制办法

1.目的和作用

为了加强对公司研发技术文件和资料的管理,使之得到合理的控制和充分的利用,确保使用的文件资料的有效性,以满足研发活动的需要,特制定本方法。

2.管理职责

2.1研发部门负责产品技术文件和资料的归口管理,负责公司经营活动中一切与研发相关的工作所必要的衔接配合,负责收集国家、行业所发布的各项技术法规和技术标准并组织贯彻。

2.2技术文件和资料的使用部门,应负责对本部门技术文件和资料的管理。

2.3公司档案科负责技术文件的保管、收发,以及按指令进行技术文件资料修改等方面的文案工作。

3. 研发技术文件和资料的登记归档

3.1登记归档的技术文件和资料,由研发部门统一进行审核,文件的形成应满足研发、配套、检验以及服务的要求,技术文件应当完整、准确、统一、协调、清晰。

3.2 研发部门必须建立技术文件管理台账,掌握全部技术文件的情况。其台账应包括:编号、名称、印制总数、储备数量、编制时间、发布时间、停止使用时间、回收数量、销毁情况以及相关责任人员等。

3.3技术文件的保管由公司档案科案档案管理准进行登记保管。

4. 研发技术文件更改

4.1当发现技术文件有问题时,经论证确需更改的,由研发部门负责进行更改,主管研发员填写更改并单,部门负责人审核之后报公司主管领导批准。要求:

4.1.1应对装配、互换、可维修性、可检验性等进行充分论证,必要时,应进行样件检验、试验、试装和工艺试验等;如果涉及其他文件的更改,还应填开相应通知单。

4.1.2 涉及库存或在制品处理的还应配套部门会签。库存品或制品的处理应在量上或时间上给予通知,收回原封样件。

4.2生效的更改单交资料管理人员进行复制,并向该更改单涉及的原技术文件发放范围及执行部门发放、登记。

4.3持有技术文件的单位凭更改单更改。对于发往供方的技术文件,由配套部门负责将更改单及时发到持有相应技术文件的供方,并且各种签收手续要齐全。

4.4更改方法:对所需要更改的尺寸、文字或图形等用实线画掉,不允许乔改或涂改(被划掉的部分应能清楚地看出更改前的情况),然后填注新尺寸、文字或图形;同时靠近的部位画出小三角形或小圆,在其中填a,b,c….或者1,2,3…如一次更改多处时,应将同一标记画在所更改的部位旁,必要时画一细实线,引向被更改部位;之后在标题栏中记录更改情况。用碳素墨水更改。

5. 研发技术文件的发放控制

5.1 研发部门负责按有关规定发放技术文件。文件发放前应在技术文件上盖红色的受控印章:发研发部门的盖“研发专用”;发检验部门的盖“测试专用”;发配套部门的盖“配套专用”;发技术部的盖“技术专用”;发测度部门的盖“测试专用”;发其他部门的盖“受控技术文件”;由技术部门存档的盖“技术专用”(底图和用软、硬盘保存的除外)。非受控技术文件不盖章。技术通知单盖技术部公章作为受控印章。

5.2 因故需增加发放份数时,由需用部门提出申请,发文部门主管审核,公司主管批准后才能发放。

5.3 文件的发放应在受控技术资料发放表上登记。对于非受控文件(如试验研究、工夹具等不直接涉及出厂产品质量的图纸)的发放不在受控技术资料发放表上登记,而另用发放登记本记录。

5.4 对于供方使用的技术资料,由供方申请,配套部门主管确认,公司配套主管批准后,到技术部门领取。

5.5 对于与产品使用、维修、服务有关的随产品发放的技术文件,铅印后随产品发放,不受本文件规定的发放范围的控制,但文件修改后应及时对这方面的文件进行修订。

6.技术文件和资料的管理

6.1 持有技术文件和资料的单位负责本单位的技术文件(包括样件)和资料和管理。

6.2 持有技术文件和资料的单位应有专(兼)职的文件资料管理员,对本单位的文件资料进行管理,包括收发登记、借阅登记、更改记录等。

6.3技术文件的丢失、缺损或图面脏烂,看不清楚,责任单位或个人应写出书面申请,经发文部门负责人批准后才能补发(补发时,受控文件应盖受控印章),同时应将原文件收回。

6.4持有图纸的部门,应建立部门的图纸资料借阅管理制度。

6.5 研发部门负责至少每月对技术文件(包括更改单、通知单)的更改的准确性、完整性以及有效性进行监督检查,并形成记录。

6.6 不得在研发文件上乱改、乱画、作标记等。

7. 文件换版与作废

7.1 研发文件经多次更必或须进行大幅度修改而不能继续复制或使用时,需进行换版。换版后按有关规定进行审签。

7.2 文件换版后应按原发放文件清单将原版文件收回,换发新文件。

7.3 换回的文件以及因其他原因需作废的文件,应交回原发文部门统一销毁,销毁时,由资料管理员造册,经部门负责人批准后才能进行。

7.4 作废文件和资料,如有特殊原因或目的,需在继续保存的,均应在文件和资料上盖上红色“作废”章。

8.企业标准以及外来资料的控制

8.1 对于各种产品都要用的企业标准以及外来的需直接使用的研发标准“(包括由供方以及用户发来的研发标准),应由研发部门负责编发有效技术标准清单”(或称技术标准配置表,清单中应注明使用的技术标准的版本号,即生效年号)确定发放范围,经研发部门主管审核,公司研发主管批准后,将标准发放到需使用文件的部门。

8.2 对于来自于供方、用户等方面的外来资料、技术文件,应尽可能转换成企业自身的技术文件、图纸,以有利于执行单位的贯彻。

8.3 对于来自于供方以及用户的技术文件和资料,按公司相应的程序审批确认(校对、审核、批准以及必要的标准化审查)后,可作为研发、生产、配套以及检查用图,但应视作公司内部研发文件和资料同等进行管理控制。

9.临时性研发文件的控制

9.1 临时性研发文件包括研发部门的项目审批书、研发部门所发的项目通知单、临时性生产用图等凡临时性使用的研发技术文件。

9.2 临时性研发技术文件的发放由研发部门负责,临时性技术文件可用白图,同时在文件上盖红色“临时文件”字样。

9.3 所以现场(包括提供方的零部件图纸和技术条件)使用的临时性文件,由拟制人签名,研发部门负责审核,公司研发主管批准。临时性文件应有规定的有效期(未注明者为两个月,注明者最长不超过六个朋)

9.4 临时性研发技术文件到期前五天内,持有文件的相关部门,务必将临时性技术文件退回技术部门档案进行确认处理,各部门不得保留过期文件;凡未按时退回者,对失效文件继续使用造成的后果负责。

9.5 对于客户有特殊要求所下发的临时性文件,只限于对该客户的产品产生作用的文件,同时应注明适用于“xxx客户专用”字样,在用户未提出更改前,可长期使用。

9.6 所有临时文件到期前,研发部门相关责任人应对须退回的临时性文件作提前论证。需转化为正式文件的,应下发正式文件;仍需执行者,再下发通知。同时,由研发部门资料员对退回的临时性文件进行销毁处理。

深圳市******有限公司

2013年05月20日

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